Каталог
График работы:
Пн-Пт 9:00-18:00
Каталог

Как лучше организовать хранение документации компании

Как лучше организовать хранение документации компании 2023-10-25 Металайн Металайн
https://artameb.ru

Даже если кажется, что офисного архива в компании нет, это не так. Он существует в виде разбросанным по разным шкафам документов. Бумаги хранятся в таком случае совершенно без системы. Разобраться в таком случае в документах очень сложно. Отсюда следует вывод, что лучше всего будет навести порядок в хранении документов заранее.

Сколько положено хранить документы

В первую очередь обратите внимание, что есть документы, которые надо хранить бессрочно:

1.       Бюджетная отчётность и документы об их рассмотрении и утверждении.

2.       Передаточные акты.

3.       Фонды заработной платы.

4.       Налоговые документы, ведомости по отчислению страховых взносов, положения об оплате труда.

5.       Инвентаризационные документы.

6.       Документы об имуществе компании.

Текущую документацию компании хранят в среднем в течение пяти лет:

·         Документы для бухгалтерского учёта – 5 лет.

·         Документы для налогового учёта – 4 года.

·         Кадровые документы – в течение 50 лет, если они были созданы после 2003 года, в противном случае – в течение 75 лет. Это необходимо для расчёта пенсий будущих работников.

Возникает вопрос, где же хранить такой большой объём информации? Часть из документов можно перевести в электронный вид. Однако всё равно останется большое количество бумаг. Доступное и простое решение – хранить документы на стеллажах.

Преимущества стеллажей для хранения документов

Существуют специальные стеллажи для хранения офисных документов, бумаг в папках или без них. Благодаря системе разделителей и ограничителей можно организовать удобное хранение документов. Преимущество стеллажей в том, что они являются своеобразным конструктором, из них можно собрать конструкцию почти любой высоты и с любым количеством полок больше двух. Нагрузка на одну полку такого стеллажа составляет 100 кг.

Как не развалить стеллаж

Хоть стеллаж и представляет из себя достаточно прочную конструкцию, его тоже можно при желании сломать. Как это предупредить? Надо соблюдать простые правила по эксплуатации стеллажей – нагружать их равномерно. Загрузку стоит начинать с нижней полки, а не с верхней. Если вы неправильно будете загружать стеллажи, их перекосит, в дальнейшем использовать такие стеллажи будет опасно.


Вам нравится статья?
Интересно
Не уверен
Скучно

Возврат к списку