Как лучше организовать хранение документации компании

Даже если кажется, что офисного архива в компании нет, это не так. Он существует в виде разбросанным по разным шкафам документов. Бумаги хранятся в таком случае совершенно без системы. Разобраться в таком случае в документах очень сложно. Отсюда следует вывод, что лучше всего будет навести порядок в хранении документов заранее.
Сколько положено хранить документы
В первую очередь обратите внимание, что есть документы, которые надо хранить бессрочно:
1. Бюджетная отчётность и документы об их рассмотрении и утверждении.
2. Передаточные акты.
3. Фонды заработной платы.
4. Налоговые документы, ведомости по отчислению страховых взносов, положения об оплате труда.
5. Инвентаризационные документы.
6. Документы об имуществе компании.
Текущую документацию компании хранят в среднем в течение пяти лет:
· Документы для бухгалтерского учёта – 5 лет.
· Документы для налогового учёта – 4 года.
· Кадровые документы – в течение 50 лет, если они были созданы после 2003 года, в противном случае – в течение 75 лет. Это необходимо для расчёта пенсий будущих работников.
Возникает вопрос, где же хранить такой большой объём информации? Часть из документов можно перевести в электронный вид. Однако всё равно останется большое количество бумаг. Доступное и простое решение – хранить документы на стеллажах.
Преимущества стеллажей для хранения документов
Существуют специальные стеллажи для хранения офисных документов, бумаг в папках или без них. Благодаря системе разделителей и ограничителей можно организовать удобное хранение документов. Преимущество стеллажей в том, что они являются своеобразным конструктором, из них можно собрать конструкцию почти любой высоты и с любым количеством полок больше двух. Нагрузка на одну полку такого стеллажа составляет 100 кг.
Как не развалить стеллаж
Хоть стеллаж и представляет из себя достаточно прочную конструкцию, его тоже можно при желании сломать. Как это предупредить? Надо соблюдать простые правила по эксплуатации стеллажей – нагружать их равномерно. Загрузку стоит начинать с нижней полки, а не с верхней. Если вы неправильно будете загружать стеллажи, их перекосит, в дальнейшем использовать такие стеллажи будет опасно.